ifempty

    Урок 8. Сортировка и фильтры

    Оглавление:

    Введение

    Сортировка таблицы по строкам

    Многоуровневая сортировка таблицы

    Сортировка таблицы по столбцам

    Применение фильтров 

    Рекомендации по применению сортировок и фильтров

    Файлы для скачивания

     

    Введение

    Сортировка данных и применение фильтров относится к инструментам работы с данными. Вызвать эти инструменты можно через вкладку Данные.

     сортировка и фильтры рис1

    Рисунок 1. Расположение кнопок вызова сортировки и фильтра на панели инструментов

     

    Сортировка таблицы по строкам

    Рассмотрим использование сортировки на примере списка сотрудников. 

    Дана таблица со списком сотрудников, которую нужно отсортировать по графе Отдел по возрастанию.

    Вы можете скачать таблицу по данной ссылке: скачать файл  или по ссылке в конце учебника.

    Сначала нужно выделить таблицу целиком вместе с заголовками. Далее перейти на вкладку Данные - и нажать Сортировка.

    В окне сортировки нужно убедиться, что установлен флаг Мои данные содержат заголовки. Данное поле отвечает за то, будет ли включена в сортировку первая верхняя строка таблицы. Если флаг активен, то первая строка в сортировку не будет включена, если нет, то будет включена. 

    Так как таблица со списком сотрудников содержит заголовки, то флаг нужно установить активным, чтобы заголовки не включались в сортировку (см. рисунок 2).

     сортировка и фильтры рис2

    Рисунок 2. Вызов сортировки таблицы

    Далее в поле Сортировать по выбираем столбец Отдел. Поля Сортировка и Порядок не меняем и нажимаем ОК. 

     сортировка и фильтры рис3

    Рисунок 3. Сортировка таблицы по столбцу Отдел по возрастанию

     

    Многоуровневая сортировка таблицы

    Также можно производить многоуровневую сортировку таблицы. Например, сначала нужно сортировать по столбцу Отдел, а затем по столбцу Должность. Для этого в окне сортировки нужно добавить уровень, в котором в поле Сортировать по указать столбец Должность (см. рисунок 4).

     сортировка и фильтры рис4

    Рисунок 4. Многоуровневая сортировка

     

    Сортировка таблицы по столбцам

    Excel также позволяет сортировать столбцы. Например, нужно чтобы столбцы таблицы были расположены по алфавиту по названиям столбцов.

    Для этого сначала нужно в окне сортироваки открыть Параметры сортировки, где в поле Сортирвоать указать Столбцы диапазона. Далее в поле Сортировать по указать по какой строке будут сортироваться столбцы таблицы. Затем нажать на кнопку ОК (см. рисунок 5).

     сортировка и фильтры рис5

    Рисунок 5. Сортировка таблицы по первой строке

     

    Применение фильтров 

    Для того, чтобы установить фильтры, нужно выделить таблицу целиком вместе с заголовками, перейти на вкладку Данные и нажать Фильтр. После чего в верхней строке появятся кнопки выпадающих списков. 

     сортировка и фильтры рис6

    Рисунок 6. Установка фильтров

    Например, нам нужно отобрать сотрудников, которые состоят в отделе закупок. Для этого нажимаем на кнопку фильтра по столбцу Отдел, в окне выпадающего списка снимаем флаг в поле Выделить все, и активируем флаг в поле Отдел закупок, и нажимаем ОК.

     сортировка и фильтры рис7

    Рисунок 7. Фильтр по отделу закупок

    Чтобы вернуть таблицу в исходное состояние, нужно снова нажать на кнопку выпадающего списка фильтра и установить активным флаг в поле Выделить все.

     сортировка и фильтры рис8

    Рисунок 8. Возвращение таблицы в исходное состояние

    Чтобы полностью убрать фильтры, нужно перейти на вкладку Данные и нажать на кнопку Фильтр.

    В выпадающем списке фильтра можно также производить поиск нужного элемента. Для этого нужно установить фильтры, затем в нужном столбце нажать на кнопку выпадающего списка фильтра и в поле Поиск ввести нужное значение и нажать ОК (см. рисунок 9)

     сортировка и фильтры рис9

    Рисунок 9. Использование поля Поиск внутри выпадающего списка фильтра

    Если в столбце, по которому установлен фильтр находятся текстовые данные, то в выпадающем списке фильтра будут доступны текстовые фильтры. Если в столбце находятся числовые данные, то будут доступные числовые фильтры (см. рисунок 10)

     сортировка и фильтры рис10

    Рисунок 10. Текстовые и числовые фильтры

    Например, нужно отобрать сотрудников, оклад которых от 200 000 и выше. Для этого нужно установить фильтры, затем в выпадающем списке фильтров по столбцу Оклад выбрать числовые фильтры - Больше или равно. Далее в окне Пользовательский автофильтр в первой строке в разделе Больше или равно установить 200000 и нажать ОК (см. рисунок 11).

      сортировка и фильтры рис11

     Рисунок 11. Применение числовых фильтров

    Также, если в столбце присутствуют ячейки с разными цветами, то можно производить фильтры по цвету ячейки:

     сортировка и фильтры рис12

    Рисунок 12. Применение фильтра по цвету 

     

    Рекомендации по применению сортировок и фильтров

    1. По возможности, избегайте объединения ячеек;
    2. Удаляйте пустые строки из таблицы, прежде чем производить фильтры или сортировку;
    3. Если вы применили фильтр к какому либо столбцу, то, чтобы заново произвести фильтр, сначала отмените предыдущий. Иначе, вы будете производить фильтр внутри ранее отфильтрованных данных.

     

    Файлы для скачивания:

     

     

    Зарегистрируйтесь и получите пробный однодневный доступ к полным материалам курса!  В него входит: учебник, видеоурок, практика, тестирование. После входа в систему вам будет доступен личный кабинет с курсами.

    Войти с помощью: 


    Пробная подписка 1 День

    Пробная подписка на 1 день

    Вы можете активировать только 1 раз.


    MS Excel Basic Навсегда


    MS Excel Intermediate Навсегда

    Курс Basic получаете в подарок


    MS Excel Advanced Навсегда

    Курсы Basic и Intermediate получаете в подарок.